[技巧] 选择HRIS17步

信息技术飞速的发展改变了人力资源专家们的工作方式。在今天，手工操作已逐步被计算机取代，使我们创造了更高的工作效率。人力资源管理解决方案的需求也在逐年增长。
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2 g* J- G2 f) d假如您负责选购人力资源信息系统，您会怎么做呢？您会怎样处理此类项目？你是否知道选购的步骤？本文就选择人力资源信息系统的步骤做了介绍，为人力资源家们描绘了参考蓝图。
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" f% j2 |8 \4 Q; N" p' l8 m整个环节包括17个主要步骤，软件的正确选择远比我们本来设想的复杂，对企业发展有长远的影响。它需要一套慎密、周全的方法来帮助您作出决定。以下就是17条行之有效的选购步骤。
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第一步 -- 团队合作 ( V, a* ]" e5 z0 L2 j3 x, i1 z( b

; ]" [0 k) Z) D, n; e+ B9 T当您被选中负责选购人力资源信息系统，您会如何着手呢？我们建议您组建一支3到7人的专家人力资源队伍来负责整个选购项目。在您的选购团队中，一定要有系统的用户和决策者。还要包括您公司的IT人员，管理层代表参与软件评估过程，在一些大的企业中，除了负责选购的项目组，还会有高层委员会，由可以批准费用的决策者组成，参与合同谈判，支持项目组和提供高层协助。   R3 H4 ~8 S: e+ P3 s

. \% N+ o% i5 w) P0 L# y第二步 -- 目标 * O4 d+ \9 ^  [+ J& M
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在最初选购前，要明确审评项目的目标。在最初审查时，若没有完整、明确的目标，就会浪费宝贵的时间去评估不适合的软件。您的项目组对于以下问题要心中有数： # f# P% r' P2 }+ y& Y: _

+ k/ s4 t( ^! r1 x6 L% x0 J$ c6 x整体的HR信息技术的策略是什么？
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$ P: o7 c# w$ C' ~" B' Q什么是您需要的，您为什么需要它？您需要的系统功能有哪些？
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- L" ~, G  n* u% Q您期望取得什么效果？
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* G3 b0 H/ v1 M# a, o6 j+ p' e您希望通过实施系统给您的工作流程带来怎样的改进？
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5 z7 l2 I" d5 i/ ]! Z$ c7 T新的系统是否支持整个商业运作的需求？
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, n( v2 l" ^8 S& I: D: D, q在确定目标时，可以采纳高层HR同行或客户的建议来帮助您确立正确的自身需求。
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' D7 e5 U& {: E$ s/ W, T第三步 -- 战略架构
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% b5 h4 k/ j5 o7 N一旦您的目标确立后，退回去想想它是否符合您整个人力资源信息系统的战略架构。若您是在寻找特定的系统，如考勤或培训系统，您必须考虑怎样才能便其和您的HRIS系统整合。若您在选择一套新的HRIS，它是否包含了您所特需的（如培训管理）的功能？这些系统是否符合您的HR、IT战略？ # H8 D+ W6 c8 B
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第四步 -- 未来需求 1 W4 o1 G8 w& }" m* ]
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问问你自己在未来的几年里需要怎样的HR系统？还需要哪些其它的系统？什么时候需要它们？它们能够实现和HR系统的信息共享吗（如雇员号，姓名，地址等信息）？若能，您怎样避免将来把相同的数据重复输入到不同的系统中。您是否计划过渡到网络版的系统？若是的话，现在是否合乎时宜？您的员工自助和经理自助问题怎样配合您的整体人事战略计划？ , B# E& r/ V" J5 C2 T7 p; @4 r

7 _5 o; i) X6 y+ s( F, j& V( {0 D4 v! J第五步 -- 技术环境
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& f( t$ v3 _( R! d5 Z6 _6 s在您寻找任何具体的产品前先看一下您的基础技术环境是绝对重要的。您的IT人员在此承担了关键的角色。这个问题包括：您寻找什么样的系统？独立的单机系统，C/S（客户端/服务器）结构或是远程登陆系统？需要运用什么样的操作系统？--WindowsNT, Unix等？若它是数据库系统，您的公司支持什么数据库系统？--SQL,Oracle,DB2？它怎样和远程的办公室连结起来？您的IT部门是否在未来几年内改变技术平台？
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第六步 -- 预算
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在没有和HR供应商交涉前预算很难估计，但是您至少对您的企业愿意在此项目上花多少费用心中有数。在估计预算时关键的几项是：软件费用、硬件费用和实施费用。软件费用包括实际软件用户许可证费用和其它软件费用。其它软件费用包括数据库许可证费用和维护费用。硬件费用包括服务器，单机和网络升级费用。最后，实施费用包含了您需支付的软件安装，培训和数据输导费用。包括雇用HRIS供应商或咨询公司的咨询顾问来帮助您的项目实施。 5 h- v" Z3 U6 ~  @+ a! F( a

) k$ [9 Q3 s8 W3 ], P0 M$ {第七步 -- 明确需求 ! ~: a* c+ c% s) h! g+ `: K( h

' v* C& _( m+ i现在您已完成了前面的六步，您将为您的软件准备需求文档。首先，需求必须符合您整个HR、IT战略。列出您的项目目标，定义您所需的基本系统功能，指明它如何和其它系统整合，并列出第五条所述的技术需求，这是整个项目中关键的一步。如果您的需求越明确，您的选择过程也就会越顺利。反之，如果您在目标、功能或技术环境不明确的情况下，整个选购进程就很难向前推进。
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8 `) a5 u6 p# m% Y( ~- \  H3 A第八步 -- 自行开发的考虑因素 " i- m; v, M$ I3 i  z

+ [. G% ?; J2 m# ^( A9 [许多企业会考虑自行开发一套HR系统。或许有些企业成功的开发了HR软件系统，有些却在此不尽人意。在选择自行开发或购买时，您必须考虑以下的问题：
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0 s5 u! U+ x1 L- F  N& e企业内部有足够的IT资源吗？ 3 E; I: ~; a6 Y! C0 |8 X5 j

/ ?/ f' v! v6 F3 p  z. y. \. \, n人力资源员工有时间或经验来开发详尽的系统需求，界面设计和报告需求吗？
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$ n% Z+ {: |; f* Y" ^) h( TIT管理人员会怎样安排HR项目和其它业务系统的优先序？
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第九步 -- 调查评估 ; q" b' ~5 U1 E! N
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现在您要开始评估能满足您需求的供应商和产品了。您怎样获取供应商和产品信息呢？您不如先问问其它公司的同行们对此类能符合您定评需求的产品的推荐。另一种方式是从英特网上查询。
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第十步 -- 产品资料   @0 h4 K: p, F

1 e$ Y* Q" s5 e1 l/ X$ ~希望您的调查会产生一些合格的供应商。下一步就是逐个联系供应商并获取一些产品资料。供应商提供不同层次的产品资料，有些是没有细节的高层次的资料，另一些是更详尽的资料。明确您根据自身的水准索取不同层次的资料。这是在您选择软件中不可忽略的一步。因为正确的了解和评估会成功、正确的选择您的供应商。当您发现他们的产品不适合您的技术平台或不满足您的需求，一些供应商就会被淘汰。在此步骤中必须注意的是，当您向供应商索取资料时，一些供应商会想要安排和您见面。在您还未充分准备好时，还没必要见面，要求他们多提供一些您关心的信息，告之若您有更多的需求时会联系他们的。+ k6 g- K. O& V0 Y6 h9 j" U3 b+ M; S
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第十一步-- 项目需求书 + A7 ], E! W5 o
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现在您可以向您的供应商提供项目需求书了，在HRIS项目需求书中应包括以下几方面的需求：
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您的公司简介 # S7 U( D$ Z; {/ W$ a7 v4 H4 _

4 k' R! e, s  }; ?# `您的软件需求描述和用户数
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详细系统功能
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系统技术需求 $ S; P! l9 {5 s
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报价体系（包括用户许可证、维护、培训和实施、年度维护和电话支持费）
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4 J2 E$ G6 S9 h! A. `供参考的客户名单
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0 U" ]6 o9 c$ ?; m$ K4 o( r7 t7 o' \供应商的客户服务，技术支持方向的详尽工作安排
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当您完成了HRIS需求书，就可发送给您的系统供应商了。您可以要求他们在一定的期限内给予回复，通常在3-6周内。若您需要需求书的模板，有些供应商可以提供给您规范的模板文件，您就可以按自己所需系统的特定需求来修改。 5 r( j; A- ~3 V( v* Z

- ?  m! ~* G: e; u" C您要注意的是若您有特殊的需求，就要考虑到将来额外的费用和精力的投入。所以，不妨在系统客户化前认真仔细地把您的内部流程和所选软件的功能对比一下。 . j# `9 n; q4 h% j2 Z
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第十二步-- 评估
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0 O0 f1 T) w& c# S' J当所有的需求书都收集齐后，您便对评估项目需求有了依据。一种通常的方法是建立一张对比表，竖栏列出每项需求，横栏则列出您所选的几家供应商。这样您便对所有的供应商的情况一目了然了，接下来您就可以做演示预约了。 , @* l, R0 D" t' [2 K

7 p+ i/ P  [8 D0 |* {% S& b第十三步-- 演示
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您可以通过控制供应商的时间安排和内容来达到预期的软件演示效果。所有的软件供应商都有标准的演示版本—不要接受其标准的版本。在此，您要充分掌握自身的需求问题，列出您所关心的特殊的问题。并在演示前提供给供应商。这样，供应商便能针对您的自身问题来做演示准备。您到时就可对心中的疑问一目了然了。演示时，确保您的项目组成人员都到，并对事先罗列的问题内容取得一致。 6 y6 A" P: k8 b8 [

. t" K) ^% A) H/ D9 P第十四步-- 再次评估 & i. B: S- f, b5 ~; e/ H

. I9 U! Z" `# G- V( F5 h0 n3 s8 ~当第一次产品演示结束时，项目组成人员就要做再次讨论并评估。在此阶段，每个项目组成员都应列出对产品的一些评估观点，列出产品的优势、劣势，能否满足自身的需求，有待解决的问题等等。您可以要求供应商再次提供一些额外的资料，并给出您所关心的报价。不过，这并不是最终的报价，供应商会根据您企业的实际情况再次报价。最后，再次预约适合的供应商做第二次的演示。 $ {# c1 k7 i4 |; ?* U
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第十五步-- 决议问题 : C/ k  J' Z- e4 V1 q/ e0 N! K1 g! Z9 _

3 ?) G) [1 r$ T9 k: T接下来的事就是讨论对您的最终决定有影响的事宜。在许多软件选购中，价格是一个选择标准，但并不是唯一的标准。其它决议问题还包括和现有系统的功能差别和兼容性问题等。许多公司以实施费用和周期为标准的决议考察。有一点必须注意的是，确保您的管理层参与到此讨论过程中，这会对您所推荐的系统的最终批准与否有很大的影响。 5 i& C) ~; [$ y; @# o% U7 _
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第十六步-- 再次演示 1 z1 C" a6 v  A+ \' Z

$ ?& L) n& g' _9 S: F和第一次演示一样，先安排好演示时间。确保您的管理层出席此次演示、您的IT对所有的技术问题都已解决。回顾一些重要的问题，如核心功能模块、报表、实施计划和其它一些特殊的需求问题。您应该对产品的每项价格进行审核，若您对价格任何问题，在此阶段应和供应商的销售代表商谈。若您对第二次演示有任何未解决或不满意的问题，可以找前面的供应商再做第三次的演示。 ( X* j( ]8 K( Q' n

9 C' z( n( h2 u5 Y% x# P第十七步-- 再次评估和最后选择 3 z& M; U3 X$ E, `/ ]

" k; u# R9 ^+ a7 f: q3 G+ K若所有的演示都已结束，问题都有了肯定的回答，是时候做出选择了。在所有人员做投票前，先回顾一下在第二次产品演示中的信息，并和您最初的目标和产品的需求做出比较。有些时候，可能有两种系统能够满足您的需求。在这种情况下，您可以分别和两家供应商谈判，包括软件价格、培训、实施支持等问题，为您的公司取得最好的产品和服务。请记住为您的HRIS系统做出正确的选择只是整个项目的一部分，达到预期目标的成功的HRIS项目实施才是真正的挑战。
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作者： 　来源：上海嘉扬信息系统有限公司